关于时间管理的读书笔记

来源: (8 封私信 / 54 条消息) 为什么时间管理上讲优先做的事情是最重要但不紧急的事情? – 知乎

什么是四象限法则

这种说法源于艾森豪威尔法则,又称十字法则,四象限法则,重要紧急法则,要事第一法则。管理学大师彼得德鲁克也很推崇,史蒂芬科维在畅销书《高效能人士的7个习惯》中的习惯三:要事第一也提到了重要紧急四象限。

十字法则简单的说就是画一个十字,分成四个象限,分别是重要紧急的,重要不紧急的,不重要紧急的,不重要不紧急的,把自己要做的事都放进去,然后先做最重要而紧急那一象限中的事。

十字法则主要的目的在于短期内理清事项,挑出重点完成。

该理论在时间管理理论中比较古老,成型较早,而近30年科技进步对生活习惯的冲击是极其巨大的。我认为重要紧急的理论不应该这么单薄,它的精髓应该是要对事情有区分,不同事情应该有不同的处理方式。

用重要紧急为维度,个人可能面对事情大致分为四类:

图片[1]-关于时间管理的读书笔记-今天我都干啥了

根据四类的特点,用救火/规划/琐事/白日梦四个名字来记容易些

图片[2]-关于时间管理的读书笔记-今天我都干啥了

四类事件的定义&处理方法

很难说某些事一定不要做,而是对于处理四类事件的态度是不同的:

  • • 第一象限

    重要且紧急的,简称救火。传统观念认为要立刻处理,这没有错,但是如果这类事件太多,请一定需要思考的是为什么会有那么多救火的事情呢?大多就是第二大类规划类的事情没做好。

  • •  第二象限

    重要但不紧急,我叫它规划。这个是我们在日常时间管理中唯一需要关注的。最后细说。

  • • 第三象限

    不重要但紧急的,我把它叫琐事。传统认为可以委派他人。额。。。每个人都这么想就没有他人愿意做了好么,对于小虾米来说这个处理方法不现实。 而且这些事情可以看作重要的事情比如人际关系建立的琐碎的部分,也不能完全抛开。

所以,对待这类事情的态度是:要无负担地做,不要关注。 可以准备个To-do list记录 (纸,手机软件,电脑提醒等随意,但保持集中在一个list里),只要记录下来了,大脑就可以清除记忆和担忧这些琐事的压力,有点空的时候把list翻出来挑几样做了勾掉。如果list上事情太多做不完,需要转到第二类的规划中思考一下,那些该找专业人士的,该花钱的解决的,该舍弃的。

完成事情本身是可以帮助人增强信心,并且保持非常好的状态的,所以只要能做到心理无压力,做这类事件反而是补充精力的。

        *to-do list不是万能的,仅限于这个象限

  • •  第四象限

    不重要也不紧急,我把它叫做白日梦(这是拍脑袋起的名字)。这个象限里呢看着都是些浪费时间的事,但一般你很喜欢做,做这些事本身能带给你愉悦感,甚至能帮助你恢复精力要做么?当然啦,人活着本来就是要取悦自己的啊。另外,这一类中的事也可能是 现在看来无用的,但也许将来会有用,就如乔布斯斯坦福的演讲中著名例子(美术字,connect the dots)。虽然现在STEM当道,但也不要忽视推动人类进步的Liberal Arts (比如复旦的民间校训是“自由而无用的灵魂”)

     *只要区别一种类型,当时很高兴(比如沉迷于游戏),但事后又后悔的,这不是真正的白日梦,对于戒瘾,处理的方式不是继续沉迷或者直接戒除,而是慢慢计划(规划象限的事)少做一点,花的时间应该是既在当时做的时候很开心,事后回想起来也不觉得后悔浪费了时间。

最后再来好好说规划类别, 以上三个类别最后都需要借助规划的能力,规划其实就是管理自己的能力。

补充内容1

尽量按这个顺序排序:

1、最重要但不紧急的事情是你应该长期坚持每天必做的,这些事情对于某一个天并不非常迫切,而在一个月或更长的时间段时是非常重要的事,拿学习外语来说,每天学上一、二个小时并不能产生什么本质的变化,但坚持学习一年时间,你的外语水平就能产生很大的变化。在时间管理中做好最重要但不紧急的事,能让你产生质的变化,突破现在的层次和环境。

最简单方法是把这类事情安排是每天一起床就做,这样才容易坚持下去。

2、最重要,最紧急的事情会反复或经常出现,出现就要立即处理,但不管你如何处理,说白了这些事情都是你的日常工作而已,在当天很重要,而放大到一个月、一年,大都是无足轻重的小事,并不是真正重要的事情。思考一下问题发生的原因,如何避免。考虑是否可以优化和精减。

这种情偶尔出现无所谓,但如果经常出现,就说明你或公司在某个环节出现问题了,最好做出一个选择:

  • • 

    去寻找问题产生的原因想办法去避免

  • • 

    提升个人处理问题的能力

  • • 

    形成一个完善应对流程

  • • 

    授权或转给他人

  • • 

    离开这个环境,总是重复遇到类似的问题而无法解决,那是浪费时间和生命,换个环境从新开始吧

3、不重要但紧急的事情:有空闲时间再做,能拖就拖或转给别人,考虑是否可以优化和精减。

4、不紧急不重要的事情:尽量不做或拖延

补充内容2

一般的处理流程

一般来说,处理的优先级顺序是

既紧急又重要的 > 重要但不紧急的 > 紧急但不重要的 > 既不紧急也不重要的。

什么是重要的事,什么是紧急的事,这个是视个人情况不同而不同,但是处理的方法大同小异。先把事项分类然后放入四象限中,然后针对不同象限中的事情各个击破,具体如下:

1、根据自己的职业价值观判断事项的重要程度;

2、根据事项的时间截止期限判断其紧急程度;

3、将待办清单中所有事项归类放到四象限中;

4、对四象限中的不同象限的事项采取不同的处理原则和方式;

5、应该将主要的时间精力放在解决第二象限的事项,避免其变成第一象限,我们所谓的工作计划和任务目标是针对第二象限的事项来说的;

6、应该采用猴子法则走出第三象限;即把不重要的事情丢出去。

7、第四象限的事情适当调剂即可,切不可长期沉迷。

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做正确的事和正确的做事

以上讨论的是正确的做事,但另外一个点,是做正确的事。这个听起来有些拗口,但确实是有区别的。

管理大师德鲁克认为:“效率是‘以正确的方式做事’,而效能则是‘做正确的事’。”我们每一个人都希望岂不是提高效率和效能,但是当效率与效能无法兼顾时,首先及着眼于效能,然后再设法提高效率。也就是说,先完成重要的事,再考虑快速完成此事。以我的观点来看,“做正确的事”远比“正确地做事”重要,“做正确的事”是由战略决定,“正确的做事”是由方法起作用。

俗话说:方向不对,努力白费。我们要提高自己敏锐的观察能力,培养一定的战略眼光。锚定方向,解构落地。把效能和效率都得到保障。

第二象限的重要性:

为什么说是规划是日常时间管理中是唯一需要关注的? 

因为,救火的,你迫于外界压力自然会做的;

琐事,已经用上了to-do list,不用关注;

无目的白日梦是你喜欢的事情,你自然想做(当然是先需要规划控制救火类时间的数量)。

唯有规划,因为貌似不解决外界的,内心的那些实际问题,最容易被轻视。

可是,规划的好坏直接影响是否能最有效率达到目标,是否能不做无谓的事,是否能减少(至少不增加)救火和琐事,然后可以做更多无目的白日梦,享受生活并储备将来。

所以,需要关注的是提高自己的规划管理能力,先要承认规划的重要性,对规划投入的时间和精力所起的作用有个正确的认识。

图片[4]-关于时间管理的读书笔记-今天我都干啥了

为什么每天忙忙碌碌的原因

当你观察周围,其实太多人每天忙忙碌碌其实也没做出什么来,但不停的忙碌确实带给人一种虚幻自我满足感。但仔细一想,其中我们每天遇到的事情中有多少事情是救火的?是规划没做好导致的?

而有些人事先规划很好,所以不太需要救火,多出来的时间而可以安排做更有意义的事。遇到救火类的事件也会思考,积累经验,规划以避免将来再次在救火类时间上浪费时间。

比如,我有一个知乎里的朋友,做BD manager多年。我问他你的主要工作内容是什么?她说,平时也就是到处和别人拉关系——也许交朋友更恰当一些。所以,她会去各种专业的QQ群,爱好群,并不停的上班时间溜出去请朋友喝咖啡和老朋友一起吃午餐。然后呢?在这些活动中,大家把自己手头有的资源和能力都互相摊了出来,做到心中有数。然后,在这之后的某一天,老板希望产品能达到新的高道,拓展新的渠道,你会发现之前的朋友就成了你最大的助力。反之,你想一下,如果之前你不做这么多动作,当你接到老板这个决策的时候,你现打电话能玩成吗?

在比如,一个老朋友做XX网的销售经理。基本工资不如民工,提成拿到后,富的我眼红。现在已经是年终了,我问他你现在工作做什么。他说拜访朋友、老客户,我说现在闲下来了吧?他说,这是最重要的工作了,明年如何做就看这段时间获取的信息和工作成果了。为什么?首先,这是明年的业务预测,如果今年公司的销售任务再提高的话,和我的摸排相差悬殊,我就该考虑挪动了。其次,我做销售不是靠嘴上,而是靠为人积淀下来的。最后,我已经不是刚开始没有任何客户资源的销售新手了,没有精力去开拓大量新客户。喏,你看到了,只做第一象限内的事情有一个前提是,你已经把第二象限里的事情安排妥当并且十分出色了。

其实,很多人是根本就没安排好第二象限里的事情,才导致第一象限里事情过多,不停的救火。在这个语境里,我们说尽量做好第二象限里的事情是没错的。

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